En época de crisis, como la que pasamos actualmente, casi en su totalidad de las empresas se vieron obligadas a tener un cambio drástico en su modalidad laboral, llevando su trabajo a cada uno de los hogares de sus empleados, entregando la confianza a cada uno de ellos, dando la apertura de muchos temas que dentro de la compañía debían llevar un proceso más privado. Así mismo, tuvieron que entregar las herramientas de manera permanente, ya que muchos no tenían los implementos necesarios para continuar con su labor en casa.
Por esta y muchas razones, tuvieron que implementar un teletrabajo que fuera activo y no dejara que la crisis venciera su productividad. Para esto, las empresas iniciaron su búsqueda de nuevos objetivos y soluciones para que esto, tampoco generara discordia o confusión entre sus trabajadores.
La implementación del teletrabajo no consiste solo en llevarte el computador a casa y seguir haciendo las tareas con normalidad. El teletrabajo debe abarcar todas las necesidades tanto de la empresa como del trabajador y debe generar resultados positivos.
Sin embargo, se ha visto que, en varios espacios o escenarios, se presentan crisis por los tiempos de entrega e inconformidades por los resultados. Esto se debe a la falta de comunicación asertiva, que pudo haber sido positiva de manera presencial, pero de manera virtual o distancia, se dificulta transmitir el mismo mensaje.
Para mejorar la comunicación en el teletrabajo, es importante destacar que el tono y el objetivo del mensaje debe ser más claro y es un plus estar activos en las herramientas tecnológicas que actualmente se manejan para la comunicación. Video llamadas, chats grupales, lineamientos en los correos, visibilidad de los procesos; son algunos de los métodos que deben ser introducidos en esta nueva etapa del Teletrabajo en época de crisis, ya que estos nos ayudarán a generar una comunicación más asertiva y generará un resultado más alto.
Así mismo, cada persona debe tener claros unos objetivos y debe empezar a manejar un orden y un tiempo en sus labores, para que se cumplan las tareas y su tiempo no se vea afectado.
Para llevar a cabo un mejor teletrabajo, hay 10 tips fundamentales que ayudarán a todos a cumplimiento positivo del mismo:
1. Crear una rutina: Al vernos en un entorno tan familiar como lo es nuestro hogar, es difícil asumir que, aunque estemos en casa, seguimos trabajando y teniendo roles y responsabilidades. Es bueno establecer una hora fija para despertar, desayunar, almorzar y para realizar cada labor.
2. Planear espacios virtuales para compartir con los compañeros o amigos del trabajo, ya que es importante mantenernos conectados y no perder los rituales que hemos establecido a lo largo del tiempo.
3. Trabajar en un escritorio y cuidar de nuestro cuerpo es vital para generar una buena práctica de trabajo remoto. Es importante escoger un espacio en la casa que se convierta en ese espacio de trabajo y procurar que la silla y mesa en la que se vaya a instalar, sea cómoda y adecuada para la postura.
4. Separar el espacio de trabajo de los espacios de descanso. El cuarto es el lugar para dormir y descansar, por eso debemos procurar generar una diferencia entre el lugar de trabajo vs el espacio de descanso.
5. Tener descansos y moverse varias veces al día, programando pausas y momentos de movimiento. Así estemos en casa, se sigue siendo igual de importante tener espacios para descansar nuestra mente y mover el cuerpo.
6. Ducharse y vestirse al iniciar el día, hace que se disponga para el éxito, es también una manera de mantenerse optimistas, productivos y alerta.
7. Invertir el tiempo en nuestros seres queridos, hacer ejercicio, leer o estudiar para generar aprovechamiento y no dejar pasar todo a la rutina.
8. Organizar los horarios de trabajo, para lograr los objetivos. Hay que comprometerse con la empresa, proyectos e instituciones, pero también experimentar el ser flexibles en cómo realizar las tareas y los tiempos de ejecución, manteniendo los compromisos y labores, dentro de nuestra propia organización y horario.
9. La comunicación es importante para mantener un trabajo en equipo y resultados asertivos. Aprovechar los espacios y las herramientas tecnológicas para lograr el cumplimiento de los objetivos.
10. Respirar profundo varias veces al día, por lo menos a cada hora para mantener descansar, estirar y cuidar de nuestra salud, evitando el estrés y el malhumor.
Con esto, lo que esperamos es continuar realizando un trabajo efectivo, ya sea en casa o presencial, pero que esto siempre genere resultados positivos para todos, tanto la empresa, como cada uno de los trabajadores, sin dejar a un lado el bienestar y la comunicación.
Cali (602) 524 3666
Bogotá (601) 580 0588
Barranquilla (605) 385 8654
Ibagué (608) 277 1519
Medellín (604) 605 0972
Bucaramanga (607) 697 3284
Pereira (606) 311 1626
Sogamoso (608) 775 3553
A través de nuestra línea se reciben denuncias por actos de corrupción o faltas a la ética organizacional. Este canal funciona 24 horas al día los 7 días de la semana. Recuerda tú denuncia es confidencial.
La Política de tratamiento de datos personales de SERVIESPECIALES SAS brinda la garantía y seguridad a cualquier clase de dato recopilado por nuestra compañía, cumpliendo con las directrices dispuestas por la Ley y logrando que de esta manera todas las personas se sientan confiadas en la administración que la compañía está haciendo de sus datos.
ALCANCE
Estas políticas aplican para todos los empleados de SERVIESPECIALES SAS, así como para todas las empresas usuarias, asesores externos, personal en misión e invitados, quienes hagan uso de los recursos y servicios provistos por SERVIESPECIALES SAS.
CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN
El cumplimiento de las políticas internas y externas de la compañía es para nosotros uno de los objetivos más importantes, es por esto que nos hemos encargado de elaborar políticas que nos permitan crear un sistema de procedimientos. Para este caso, nos referimos a la Ley de Protección de Datos. Con esta política, se pretende crear un sistema organizacional para el manejo de todo tipo de información que se haya recogido en bases de datos obtenidas por nuestra compañía.
La presente política tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
De conformidad con lo establecido por la legislación vigente en materia de Habeas Data, específicamente la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, los responsables del manejo de datos personales deben desarrollar sus políticas de tratamiento de los datos personales y velar por que los encargados del tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas; SERVIESPECIALES SAS a través del presente instrumento pretende informar sus políticas de tratamiento de la información recolectada en desarrollo de sus actividades empresariales y los mecanismos adoptados para su protección.
Teniendo en cuenta lo anterior, SERVIESPECIALES SAS, declara que se encuentra comprometida con el respeto y garantía de los derechos de empresas usuarias, empleados, accionistas, contratistas, proveedores, prestadores y terceros en general respecto de los datos personales a los que tenga acceso y realice cualquier tipo de tratamiento; en ese sentido procede a adoptar la presente POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, en cumplimiento de la exigencia prevista en el Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, el cual será de obligatorio conocimiento por su personal y de obligatoria aplicación en las actividades que involucren, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de datos personales.
Se permite emitir la presente política de tratamiento de datos personales, en los siguientes términos:
II. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política aplica para todo tipo de tratamiento sobre datos personales que sea realizado por SERVIESPECIALES SAS, dentro del desarrollo de su actividad empresarial, por cualquier medio, sea físico o virtual.
SERVIESPECIALES SAS, se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales en calidad de Responsable del Tratamiento; sin embargo, se reserva el derecho de encargar su tratamiento a un tercero, contando con autorización de su titular, quien, en su calidad de encargado del tratamiento se le exigirá su cumplimiento, y la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
III. INFORMACIÓN BÁSICA DE LA EMPRESA
NOMBRE: SERVIESPECIALES SAS
NIT: 890331277
DIRECCIÓN DE DOMICILIO PRINCIPAL: Cali: calle 23 A Norte #4 N 11
CORREO ELECTRÓNICO: datospersonales@serviespeciales.com.co
TELEFONO: 6448400 (en Cali)
IV. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
La actividad económica principal de SERVIESPECIALES SAS, es el outsourcing o tercerización en servicios en servicios de gestión comercial, gestión de talento humano, servicios de gestión de epacios y servicios de gestión especializada. Por lo cual esta Compañía es consciente del deber legal de mantener bajo reserva toda información personal de los trabajadores, usuarios, contratistas, proveedores, y terceros en general, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
SERVIESPECIALES SAS, realiza tratamiento de datos personales, previa autorización el titular, mediante recolección, almacenamiento, uso y circulación de información personal, para el cumplimiento de las siguientes finalidades, las cuales pueden operar de manera individual o conjunta:
V. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
En términos generales SERVIESPECIALES SAS no realizará tratamiento sobre datos sensibles, salvo en situaciones excepcionales, siempre y cuando medie alguna de las siguientes circunstancias:
Cuando se requiera realizar el tratamiento de datos sensibles, SERVIESPECIALES SAS. se compromete:
SERVIESPECIALES SAS no condicionará ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles.
VI. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales:
VII. ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
SERVIESPECIALES SAS se encuentra comprometida con la adopción de una cultura de respeto a la Protección de Datos Personales, para ello ha delegado, conforme a su tamaño y estructura al Gerente de Tecnología como Oficial de Protección de Datos.
Los datos de contacto son los siguientes:
Teléfono: 6448400 (en Cali)
Correo electrónico: datospersonales@serviespeciales.com.co
VIII. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SERVIESPECIALES SAS aplicará los siguientes principios en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
IX. DEBERES DE SERVIESPECIALES SAS
SERVIESPECIALES SAS tendrá presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, SERVIESPECIALES SAS, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
SERVIESPECIALES SAS atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
Cuando SERVIESPECIALES SAS, actúe como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS, esto es cuando decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, deberá:
Cuando actúe en calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS, esto es cuando realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, deberá:
Adicionalmente, SERVIESPECIALES SAS, tendrá presente que en el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
X. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
SERVIESPECIALES SAS, sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, SERVIESPECIALES SAS procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que se requiera su conservación para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
XI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
SERVIESPECIALES SAS, declara conocer que el Titular de los datos personales tiene los derechos que a continuación se enumeran sobre sus datos personales:
XII. CASOS QUE NO REQUIEREN LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
XIII. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS
SERVIESPECIALES SAS, cuenta con un área encargada de asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales, para ello cuenta con los siguientes medios:
La respuesta e información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La respuesta e información será de fácil lectura.
Para presentar la solicitud se deberá aportar, por lo menos, la siguiente información:
a) CONSULTAS: Los Titulares, sus causahabientes los terceros autorizados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de SERVIESPECIALES SAS.
Una vez recibida la solicitud, junto con los soportes requeridos, se dará respuesta escrita máxime dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando por circunstancias objetivas SERVIESPECIALES SAS. determine que no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, mediante escrito enviado a la dirección suministrada para recibir respuesta, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) RECLAMOS: Cuando se considere que la información contenida en una base de datos tratada por SERVIESPECIALES SAS, debe ser objeto de corrección, rectificación, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de sus deberes como Responsable, los Titulares, sus causahabientes, o terceros autorizados, podrán presentar un reclamo que, además de cumplir la formalidad expuesta para su presentación, se regirá por las siguientes reglas:
Una vez agotado el procedimiento atrás descrito, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
La información sobre manejo y tratamiento de datos personales solo será entregada a las siguientes personas:
XIV. CAMARAS DE SEGURIDAD Y TRATAMIENTO ESPECIAL DE CIERTOS DATOS PERSONALES
SERVIESPECIALES SAS, con el fin de garantizar la seguridad en sus instalaciones, utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas, circunstancia que se informa mediante la difusión en sitios visibles de anuncios que así lo hacen saber.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. Las imágenes serán conservadas por el tiempo necesario de acuerdo a la finalidad para la que se recolectan.
XV. PUBLICIDAD DE LA PRESENTE POLÍTICA
SERVIESPECIALES SAS, informa que la política de tratamiento de sus datos personales puede consultarla en la página web www.serviespeciales.com.co. Igualmente, dentro de las instalaciones físicas se encontrará un aviso de privacidad y, quien lo considere necesario, podrá solicitar que se le ponga a disposición la presente política.
XVI. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACIÓN
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página www.serviespeciales.com.co.
XVII. VIGENCIA
La vigencia de estas políticas inició a partir del 07 de Septiembre de 2016.
En caso de actualizaciones de la política, SERVIESPECIALES SAS podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte del esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones, estos cambios se documentaran de forma oportuna y se divulgaran a través de los medios establecidos en la compañía a todas las partes interesadas.
La vigencia de los cambios que se aprueban en este documento inicia a partir del 15 de Febrero de 2021.